Datenschutz Update – 02/24

Lösch- und Aufbewahrungsrichtlinie

Wir freuen uns, Ihnen mitteilen zu können, dass unsere Lösch- und Aufbewahrungsrichtlinie fertiggestellt ist und zur Einsicht zur Verfügung steht. Diese Richtlinie wurde entwickelt, um klare und eindeutige Leitlinien für die systematische und gesetzeskonforme Löschung von Daten in Ihrer Organisation bereitzustellen.

Sie enthält detaillierte Informationen zu den Grundsätzen und Rechtsgrundlagen der Datenaufbewahrung und -löschung, einschliesslich spezifischer Fristen und Anleitungen für einen optimalen Löschungsprozess. Ein zentrales Element der Strategie ist die risikobasierte Umsetzung der Löschprozesse. Das bedeutet, dass Daten mit hohem Risiko – wie amtliche Dokumente, Leasingdaten und Personalakten – mit hoher Priorität behandelt werden, bevor die übrigen Prozesse integriert werden. Die Checkliste in der Richtlinie hilft Ihnen dabei.

Um die Umsetzung dieser Prozesse zu vereinfachen und zu fördern, empfehlen wir zudem die Einführung eines jährlichen «Data Cleaning Day». An diesem Tag können sich alle Mitarbeitenden gezielt der Überprüfung und Bereinigung von Daten widmen, um die Einhaltung dieser Richtlinie und der gesetzlichen Anforderungen sicherzustellen.

KI im Betrieb

In unserem Ziel, die Arbeitsabläufe stetig zu verbessern, sehen wir das grosse Potenzial, das künstliche Intelligenz (KI) zur Erhöhung der Effizienz bei der Arbeit bietet.

Viele von Ihnen und Ihren Mitarbeitern nutzen wahrscheinlich bereits intelligente Tools wie ChatGPT, Bard, Bing Chat oder ähnliche Lösungen, um die Arbeitseffizienz zu steigern. Dies ist grundsätzlich wünschenswert, da es zu einer deutlichen Effizienzsteigerung innerhalb des Unternehmens führen kann.

Allerdings birgt die Verwendung solcher KI-Tools auch Risiken, insbesondere wenn es um die Eingabe von Personendaten oder anderen Geschäftsgeheimnissen geht. Um diese sensiblen Informationen zu schützen, ist es entscheidend, eine klare Richtlinie zu etablieren. In unserer IT-Nutzungsrichtlinie haben wir daher einen speziellen Abschnitt zu KI eingeführt, der genau dies adressiert.

Zusätzlich empfehlen wir jedem Unternehmen, sorgfältig zu überlegen, ob und wie KI-Technologie eingesetzt werden soll. Zur Unterstützung dieser Entscheidungsfindung kann die detaillierte Checkliste unseres Dokuments herangezogen werden.

Keine Namen im Serviceheft

In Diskussionen mit Garagist*innen wurde uns bewusst, dass die Notierung des Namens oder der Adresse der Fahrzeughaltenden im physischen Serviceheft nicht notwendig ist, da eine digitale Version vorhanden ist.

Daher empfehlen wir, den Namen der Fahrzeughaltenden nicht im physischen Serviceheft zu vermerken, um deren Privatsphäre zu schützen. Dies ist besonders wichtig beim Verkauf des Fahrzeugs, um zu verhindern, dass Rückschlüsse auf die vorherigen Besitzenden gezogen werden können.
 

Spotlight Autohaus

Das Spotlight Autohaus vom 8. Februar 2024 war ein voller Erfolg. Über 70 Führungskräfte aus dem Garagengewerbe trafen sich bei Genesis in Zürich, um sich über digitale Transformation, Datenschutz und Kundenbeziehungsmanagement auszutauschen. Die Veranstaltung beleuchtete, wie Aftersales und Verkauf als Profitcenter harmonieren können und zeigte Wege auf, wie Garagen ihre Rentabilität durch den Einsatz von qualitativen Kundendaten und digitalen Tools steigern können. Die Veranstaltung bot auch Einblicke in Datenschutz, Datensicherheit und effektives Employer Branding.