Datenschutz Update – 11/23

Verträge mit Dienstleistern

Das Formular für den Abschluss einer Geheimhaltungs-vereinbarung mit Dienstleistern, sollte immer dann verwendet werden, wenn Personendaten im Spiel sind oder bekanntgegeben werden, z.B. wenn der Dienstleister Personendaten für die Zuordnung des Auftrags oder für die Kommunikation benötigt (z.B.: ext. Karosserie, Putzdienst, Druckerei etc.).

Hinweis:

Wird die Bearbeitung von Personendaten hingegen intensiv und umfangreich durch einen Auftragnehmer (Outsourcing) erledigt, z.B. DMS-Anbieter, IT-Dienstleister, Marketingagentur oder externes Lohnbüro, handelt es sich um eine sog. Auftragsbearbeitung nach Art. 9 DSG, die Impunix mit dem Auftragnehmer abschliesst. Ohne entsprechenden Vertrag kann dies strafbewehrt sein. Die Impunix arbeitet aktuell unter anderem an der Einholung der Auftragsbearbeitungsverträg mit DMS-Anbietern und IT-Dienstleistern.

Sie können die Geheimhaltungsvereinbarung direkt mit Ihren Dienstleistern abschliessen, indem Sie das unten verlinkte Formular verwenden oder es in einen Vertrag integrieren. Senden Sie eine Kopie der abgeschlossenen Vereinbarung zu Dokumentationszwecken an impunix (service@impunix.ch). Bei Unsicherheiten wenden Sie sich an Ihre:n Datenschutzberater:in.

Auskunftsersuchen

In einigen Garagen ist es bereits vorgekommen, dass Kunden Auskunfts- oder Löschungsgesuche gestellt haben. Nach dem Datenschutzgesetz (DSG) kann jede Person vom Verantwortlichen Auskunft darüber verlangen, ob sie betreffende Personendaten bearbeitet werden. Sie kann auch verlangen, dass die Daten, soweit möglich, gelöscht oder berichtigt werden. Dieses Auskunftsrecht ermöglicht der betroffenen Person die Kontrolle über die sie betreffenden Daten. Gestützt auf das Auskunftsrecht kann sie die ihr nach dem DSG zustehenden Rechte geltend machen. Gleichzeitig gewährleistet das Auskunftsrecht die Transparenz der Datenbearbeitung. Die betroffene Person muss aber aktiv werden, um ihr Auskunftsrecht geltend zu machen.

Wichtig für Sie als Garage:

1. Die Auskunft ist in der Regel innerhalb von 30 Tagen zu erteilen.
2. Der erste Schritt ist die Identifizierung des Anfragenden, entweder vor Ort oder online anhand einer Ausweiskopie.
3. Sprechen Sie das weitere Vorgehen mit Ihrem Datenschutzberater:in bei impunix ab, je nach Kundenbeziehung kann ein klärendes Gespräch die Situation unter Umständen entschärfen und den Aufwand für Schriftverkehr verringern.

Umgang mit Ausweiskopien

Müssen beide Seiten des Führerausweises kopiert werden?

Aufgrund des im schweizerischen Datenschutzgesetz verankerten Grundsatzes der Datensparsamkeit empfiehlt es sich, bei Ausweiskopien, z.B. im Rahmen einer Probefahrt, nur die Rückseite des Ausweisdokuments zu kopieren. Die Angaben auf der Rückseite sind in der Regel ausreichend. Dies ist nicht nur aus datenschutzrechtlicher Sicht sinnvoll, sondern spart auch Zeit im Prozess.

Wie lange und wo dürfen die Kopien aufbewahrt werden?

Ausweiskopien sind gemäss der Verordnung über die Verkehrsversicherung (VVV) für die Dauer von 24 Monaten sicher und vertraulich aufzubewahren. Dies gilt in jedem Fall für die Fahrten mit Garagennummern, kann aber aus Gründen der Prozesseffizienz auch als generelle Aufbewahrungsfrist für alle Ausweiskopien betrachtet werden.

Wie sollten die Ausweiskopien entsorgt werden?

Ausweiskopien sind fachgerecht zu vernichten, physisch durch Schreddern oder Entsorgung in dafür vorgesehenen Behältern, digital durch endgültiges Löschen.

#6 Datenschutz im Autohaus - mit Volker Dohr und Micha Strässler

Das neue Schweizer Datenschutzgesetz ist seit dem 1. September 2023 in Kraft und bringt einige Änderungen mit sich, unter anderem Bussgelder von bis zu einer Viertelmillion Franken und persönliche Haftbarkeit. Volker Dohr und Micha Strässler von der Firma impunix beraten und unterstützen Garagenbetriebe bei der Umsetzung des neuen Gesetzes und geben in dieser Episode “Podcar” einen Überblick über die wichtigsten Änderungen und Aufgaben, die diese mit sich bringen.