Aggiornamento sulla protezione dei dati - 11/23

Contratti con i fornitori di servizi

Il modulo per la stipula di un accordo di non divulgazione con i fornitori di servizi deve essere sempre utilizzato se vengono coinvolti o divulgati dati personali, ad esempio se il fornitore di servizi richiede dati personali per l'assegnazione dell'ordine o per la comunicazione (ad esempio: carrozzeria esterna, servizio di pulizia, tipografia, ecc.)

Nota:

Se invece il trattamento dei dati personali viene effettuato in modo intensivo ed esteso da un appaltatore (outsourcing), ad esempio un fornitore di DMS, un fornitore di servizi IT, un'agenzia di marketing o un ufficio paghe esterno, si tratta della cosiddetta elaborazione dell'ordine ai sensi dell'art. 9 FADP, che Impunix stipula con l'appaltatore. In assenza di un contratto corrispondente, ciò può essere punito dalla legge. Impunix sta attualmente lavorando per ottenere contratti di elaborazione degli ordini con fornitori di DMS e fornitori di servizi IT, tra gli altri.

Potete stipulare l'accordo di non divulgazione direttamente con i vostri fornitori di servizi, utilizzando il modulo collegato di seguito o integrandolo in un contratto. Inviate una copia dell'accordo concluso a scopo di documentazione a impunix (service@impunix.ch). In caso di dubbi, si prega di contattare il proprio consulente per la protezione dei dati.

Richiesta di informazioni

In alcune officine, i clienti hanno già presentato richieste di informazioni o di cancellazione. Secondo la legge sulla protezione dei dati (DSG), chiunque può chiedere al responsabile del trattamento informazioni sull'eventuale trattamento dei dati personali che lo riguardano. Può anche richiedere la cancellazione o la correzione dei dati, se possibile. Il diritto di accesso consente all'interessato di controllare i dati che lo riguardano. Sulla base del diritto di accesso, l'interessato può far valere i diritti che gli spettano ai sensi della FADP. Allo stesso tempo, il diritto di accesso garantisce la trasparenza del trattamento dei dati. Tuttavia, l'interessato deve agire per far valere il proprio diritto di accesso.

Importante per voi come officina:

1. Di norma, le informazioni devono essere fornite entro 30 giorni.
2. Il primo passo consiste nell'identificare il richiedente, in loco o online, utilizzando una copia del suo documento d'identità.
3. A seconda del rapporto con il cliente, una discussione chiarificatrice può servire a risolvere la situazione e a ridurre la quantità di corrispondenza necessaria.

Gestione delle copie delle carte d'identità

È necessario copiare entrambi i lati della patente di guida?

In base al principio della minimizzazione dei dati sancito dalla legge svizzera sulla protezione dei dati, si raccomanda di copiare solo il retro del documento d'identità, ad esempio nell'ambito di una prova di guida. Le informazioni sul retro sono di solito sufficienti. Questo non solo ha senso dal punto di vista della protezione dei dati, ma fa anche risparmiare tempo.

Per quanto tempo e dove possono essere conservate le copie?

Secondo l'ordinanza sull'assicurazione auto (VVV), le copie delle carte d'identità devono essere conservate in modo sicuro e confidenziale per un periodo di 24 mesi. Questo vale in ogni caso per i viaggi con numero di garage, ma può anche essere considerato come un periodo di conservazione generale per tutte le copie delle carte d'identità per motivi di efficienza del processo.

Come devono essere smaltite le copie delle carte d'identità?

Le copie delle carte d'identità devono essere distrutte professionalmente, fisicamente mediante triturazione o smaltimento in appositi contenitori, digitalmente mediante cancellazione definitiva.

#6 La protezione dei dati nella concessionaria automobilistica - con Volker Dohr e Micha Strässler

La nuova legge svizzera sulla protezione dei dati è in vigore dal 1° settembre 2023 e comporta una serie di cambiamenti, tra cui multe fino a un quarto di milione di franchi svizzeri e responsabilità personale. Volker Dohr e Micha Strässler di impunix consigliano e supportano le aziende di garage nell'implementazione della nuova legge e forniscono una panoramica dei cambiamenti più importanti e dei compiti che comportano in questa puntata di "Podcar".